Sé
que prometí continuar con el módulo de gestión en esta publicación, pero decidí
publicar un documento que ya había
realizado hace algún tiempo y que explica el funcionamiento de los campos y
tablas definidos por el usuario.
Cuando
hablamos de campos y tablas definidos por el usuario, hacemos referencia a la
posibilidad que nos brinda SAP de personalizar de alguna manera la estructura
de los formularios con el fin que podamos agregar información adicional a la
que permite la base de datos estándar y que son necesarios para las empresas.
ES importante aclarar que para realizar estos cambios es necesario que ningún
usuario esté realizando operaciones en SAP ya que puede perder los cambios al
actualizarse la base de datos.
Tablas
Para
crear una tabla debemos ir al menú superior, Herramientas/herramientas
personalización/Tablas definidas por el usuario.
Se
abrirá una ventana donde debemos ingresar el nombre que tendrá la tabla que no
puede exceder los 19 caracteres y su
descripción no mayor a 30. Se recomienda que el nombre sea corto pero
entendible a la hora de usar la tabla en la construcción de consultas SQL. Por
último se define el tipo de objeto que será la tabla: datos maestros, filas de
datos maestros, documento o filas de documento.
Una
vez es creada la tabla, por defecto tendrá dos campos, Code y Name. El dato del
primer campo se podrá ingresar solo una vez y ya no podrá modificarse, esto con
el fin de crear una llave primaria. Posteriormente se podrán definir más
columnas para almacenar la información que requiera. A continuación describiré
el procedimiento para crear campos, ya sea en una tabla de usuario o dentro las
que son estándar de la base de datos.
Campos
Para
crear un campo seguimos la misma ruta que con las tablas,
Herramientas/Herramientas de personalización pero la opción campos definidos
por el usuario.
Al
seleccionar, nos aparecerá una ventana que organiza por categorías los
diferentes formularios donde podremos agregar un campo, además del lugar donde
deseamos hacerlo, su encabezado, el detalle o diferentes opciones dependiendo
del documento.
Para
explicar su creación y configuración tomaremos como ejemplo una de las opciones
de datos maestros como son los socios de negocio, que por su estructura permite
agregar campos asociados directamente al socio de negocio, a las personas de
contacto o las direcciones que se le definan al mismo. Suponemos que vamos a
hacerlo usando la primera opción, entonces debemos pararnos sobre ella,
automáticamente se sombreará de color amarillo y se habilitará la opción crear
en la parte superior. También podemos ver lo campos creados anteriormente dando
clic en la flecha junto al enunciado de la opción.
Al
dar clic en el botón crear, nos abrirá la siguiente ventana:
A
continuación explico a que hace referencia cada campo y check dentro de la
ventana.
- Título:
Es el nombre que tendrá el campo en la base de datos. Se recomiendan nombres
cortos y no se permiten espacios.
- Descripción:
Será el nombre que se le mostrará al usuario para identificar el campo.
-Tipo:
Como su nombre lo indica, define qué tipo de dato almacenará el campo. Estos
datos podrán ser:
- Alfanumérico: Permite almacenar caracteres alfabéticos
y numéricos.
- Numérico: Almacena datos numéricos. Es usado
para campos que realizarán operaciones en informes.
- Fecha/Hora. Como su nombre indica almacena datos
ya sea indicando una fecha o una hora.
- Unidades y totales: Este tipo de campo es de
gran ayuda también para realizar operaciones, además cuenta con subtipos de
campo que permite usarlo de una forma optimizada, dichos subtipos son:
o
Tarifa
o
Importe
o
Precio
o
Cantidad
o
Porcentaje
o
Medidas
- General: Permite almacenar Imágenes o enlace.
- Dependiendo
del tipo de campo que definamos se habilitarán las cajas inferiores o el
espacio para definir la longitud que tendrá el mismo. Si escogemos un campo
alfanumérico podremos ver la funcionalidad de estas opciones.
- Fijar valores válidos para campo: Permite
generar una lista desplegable, donde daremos un código y una descripción a cada
opción.
- Fijar valor estándar para campo: Permite
ingresar un valor que tendrá por defecto al campo.
- Campo Obligatorio: SAP no permitirá que se
guarden los cambios hasta que el campo tenga un valor.
- Fijar tabla vinculada: Así como podemos crear
una lista para el campo, también podemos asociar una tabla ya creada con el fin
de no duplicar información.
Una vez
configuremos el campo según nuestras necesidades, el usuario tendrá el campo
disponible la próxima vez que ingrese.
Espero está
publicación sea de gran ayuda.
Saludos!!
