En la presente publicación seguiremos revisando el módulo de Gestión de SAP Business One, enfocándonos en la carpeta de definiciones. Este conjunto de opciones permite determinar algunos datos básicos e importantes dentro de la parametrización de SBO y cada uno de sus módulos. Definiciones está compuesto a su vez por 8 Subcarpetas, una de ellas de carácter general y las restantes con configuraciones específicas de los diferentes módulos. En esta ocasión hablaremos de la subcarpeta General. Las demás se irán explicando en futura publicaciones.
En General se encuentran opciones y datos de configuración que se pueden requerir en uno o varios módulos dentro del ERP.
Usuarios. En esta opción se crean los nombres de los perfiles que harán uso del ERP. Cuenta con una información general pero los datos más relevantes son el código y nombre de usuario junto con la definición de una contraseña por defecto que será usada para el primer ingreso y que por seguridad SAP pedirá reemplazar. Desde aquí también se puede bloquear un usuario que ya no vaya a ser usado.
Cabe aclarar que con sola la creación de un usuario no se obtiene la operatividad del perfil, ya que depende de la existencia de una licencia asignada y del otorgamiento de unos permisos.
Opciones de Usuario. Permite definir algunas opciones por defecto que pueden ser usadas para uno o varios usuarios.
Consta de 4 pestañas. La primera de ellas tiene información general como correo electrónico, teléfono y dirección. La siguiente permite dejar como valores propuestos el color de SBO, el empleado de ventas, un almacén por defecto, etc. La tercera es exclusiva de la impresión de documentos, donde dependiendo del tipo se puede definir número de copias, comentarios permanentes o que sea exportado a Excel. Por último se pueden declarar las tarjetas de crédito por defecto que va a usar el usuario que cuente con este perfil.
Empleado/Encargado de compras del departamento de ventas. Aquí se definen las personas encargadas de ventas y compras de la compañía junto con el porcentaje de comisiones de cada uno, aunque también se pueden crear grupos de comisiones.
Grupos de comisiones. Como se mencionaba anteriormente es posible crear una comisión como un grupo y al seleccionarlo en la opción anterior automáticamente se asigna el porcentaje que contiene dicho grupo.
Texto predefinido. Como su nombre lo indica permite dejar párrafos de texto predeterminados para ser usados en los diferentes documentos de SBO.
Gastos adicionales. Sap Business One permite la creación de gastos adicionales según se requiera. Para esto es necesario definir el nombre del gasto y definir la cuenta adonde se adjudicará dicho valor cuando se use.
Gestión de Informe y de layout. Desde esta opción se hace la administración de los informes y plantillas ya sean de tipo PLD o realizados en Crystal Reports. Aquí podemos modificar o importar dichos documentos así como dejarlos como inválidos en el momento que no se vaya a usar de nuevo. También es posible definir impresora por defecto para cada documento o secuencias de impresión cuando se requiera que 2 o más layouts o informes se impriman consecutivamente.
Seguridad. Esta carpeta contiene 3 opciones enfocadas a la protección del ERP. La primera permite gestionar el nivel de seguridad que van a tener las contraseñas de los usuarios; desde aquí se define el vencimiento de las claves, su longitud mínima, si requiere una cantidad específica de caracteres en mayúscula o minúscula, etc. La segunda opción permite el cambio de dicha contraseña para cada uno de los usuarios y la última permite crear usuarios que solo puedan leer la base de datos. Cabe aclarar que la primera y última opción deben ser modificadas únicamente por administrador de SAP.
En la próxima publicación hablaremos de las opciones presentes en la subcarpeta Finanzas y Oportunidades de ventas.
"No es lo que decimos, sino lo que pensamos, es lo que se trasluce en nuestro semblante" Florence Nightingale.
