Modulo de Gestión- Acerca de las autorizaciones

Hola a todos, finalmente he regresado para continuar con la descripción de los módulos de SAP Business One. He estado algo alejado ya que hace poco ha nacido mi hija, así que entenderán las complicaciones con respecto al tiempo.

Como mencionaba, en esta entrada vamos a retomar la explicación del módulo de gestión. Me saltaré un poco el orden e iniciaré con la opción de procedimientos de autorización,  esto solo con el fin de no hacerlo tan "cuadriculado". Bueno manos al blog.

Procedimiento de autorización.  SBO permite que algunos documentos se puedan generar únicamente después de la autorización de algún usuario dependiendo de su criterio con respecto al documento. Para crear dichas autorizaciones se deben tener claros 4 conceptos.

1. Autor. Que usuarios dentro del software generarán el/los documentos que tendrán el proceso de autorización.
2. Documento. Como su nombre lo dice, se refiere al tipo de documento al que se le aplicará la autorización. Aunque se permite generar la misma autorización a varios documentos, recomiendo realizar una para cada uno.
3. Etapas. Es quien o quienes autorizarán el documento. Se puede definir uno o varios usuarios y la cantidad de aprobaciones necesarias para que el documento sea generado.
4. Condiciones. Define las características que deberá tener el documento para que se active el proceso de aprobación. SAP tiene varias por defecto y que pueden ser muy útiles, pero también brinda la posibilidad de construir condiciones propias a través de sentencias SQL.

Teniendo claros estos conceptos se pueden generar autorizaciones para controlar un poco más nuestras implementación de SAP. Cabe aclarar que en el momento que un documento ingresa al proceso de aprobación queda como un borrador y únicamente será oficial en el momento que tenga el visto bueno y su creación sea confirmada por el usuario que inicialmente había ingresado el borrador.

Esta opción también permite generar dos tipos de informe para revisar el estado de los documentos, así como un resumen de las decisiones que se han tomado sobre los mismos.

Espero esto sea de gran ayuda para todos ustedes y pronto seguiremos con nuevas entradas que tratarán de explicar el inmenso mundo de SAP Business One

"Quien mira hacia afuera, sueña. Quien mira hacia adentro, despierta"Carl Jung

Módulo de Gestión - Sap Business One

Después de casi dos meses de ausencia por motivos laborales y personales (nunca faltan), he decidido retomar el blog con publicaciones explicando las funciones  contenidas en cada uno de los módulos de SBO. Para hacerlo de una forma ordenada, iniciaré con la parte de gestión, luego finanzas y así sucesivamente, además teniendo en cuenta su complejidad y extensión será necesario hacer más de una entrada. Bueno no más explicaciones e iniciemos que el tema es largo pero muy interesante.

Como se mencionó en la primera entrada de este blog, el Módulo de gestión es la base para la administración y parametrización del ERP. Se puede crear usuarios, otorgar o denegar permisos, definir el idioma del software, etc.

Seleccionar sociedad. SAP Business One permite tener varias bases de datos a las cuales se puede acceder cuando se requiera trabajar en cada una de ellas. La opción seleccionar sociedad permite escoger dichas bases de datos.

Tipos de cambio e índices. SBO tiene la posibilidad de manejar diferentes tipos de monedas para aquellas operaciones que no se puedan hacer en la divisa local. En esta opción permite ingresar la tasa de cambio del día para cada una de las monedas definidas. Como medida de seguridad, SAP no permite realizar ningún movimiento sin que antes se hayan ingresado estos datos.

Inicialización del sistema. Está compuesto por una variedad de opciones que permitirán parametrizar SAP en diferentes aspectos y que a la postre serán claves para su funcionamiento en la etapa productiva.

• Detalles de sociedad. En esta opción se definen 3 tipos de datos básicos de la empresa, General, Datos de Contabilidad e inicialización básica. La información general hace referencia a datos tales como la razón social, dirección, página web, etc. En datos de contabilidad se define el número de identificación de la compañía, la entidad de hacienda del país y un calendario que contiene los días no laborales. Por último está la inicialización básica, es esta pestaña hay datos que en el transcurso de la operación se pueden modificar pero otros que por su naturaleza, después de ingresados no es posible cambiarlos entre ellos la moneda local, el modelo de plan de cuentas y si se usa o no el inventario permanente. 
•  Parametrizaciones generales. En esta opción se encontrarán datos básicos como el idioma, formato de fechas o la cantidad de decimales que se trabajarán pero también se definen restricciones para los clientes, condiciones de pago por defecto o el lugar donde se almacenarán los archivos que se descarguen. 
•  Periodos contables. Como su nombre lo indica, se definen los periodos que tendrá el año fiscal, desde aquí también podemos habilitar o deshabilitar los periodos, según se requiera. 
•  Autorizaciones.  Desde aquí se controla el acceso a cada uno de los módulos y sus diferentes opciones. Estas autorizaciones también dependen del tipo de licencia con la que cuenta el usuario. Por más autorización que yo de a un usuario, si su tipo de licencia es limitada, no le otorgará acceso. 
• Numeración de documentos.  Cuando se realiza la implementación de SBO, lo más probable es que tengamos ya un consecutivo de facturación definida el cual no podamos reiniciar. A través de este ítem podemos definir cuál será la serie usada en cada documento, pudiendo manejar múltiples series para el mismo documento. 
•  Parametrizaciones de documento. Dependiendo del tipo de documento o a nivel general se pueden hacer configuraciones que quedarán predeterminadas, como por ejemplo que los comentarios de los documentos incluyan el número del documento base, el método de redondeo, etc. 
• Parametrizaciones de impresión. Permite configurar por tipo de documento o a nivel general parámetros a la hora de imprimir. 
• Opciones de correo electrónico.  Permite configurar el tipo de firma que se manejará en el caso que se envíen documentos a través de correo electrónico desde SBO.

Definiciones. Esta opción permite cargar cierta información que será usada constantemente en cada uno de los módulos, revisando cada una de ellas será más fácil de entender su importancia.

• General. Configura parámetros usados en todo el ERP, aquí es donde se definen los usuarios, los encargados de ventas, territorios donde la empresa realiza operaciones y la gestión de informes, además de la seguridad básica como por ejemplo un cambio de clave. 
•  Finanzas. Estos parámetros serán de gran importancia para el área contable y financiera, además para que se dé un buen funcionamiento del ERP. Se puede administrar el plan de cuentas, las monedas que se usarán, codificar proyectos y las categorías existentes de impuestos en cada país.
• Oportunidades de ventas. Aquí se definen las diferentes etapas que tendrá una oferta de venta, socios de la compañía, competidores, etc. 
•  Compras. Permite definir los tipos de precios de entrega que se usarán en las Órdenes de Compra.
• Socios de negocio. Permite ingresar ciertos parámetros que serán importantes para los clientes, proveedores y Leads, tales como condiciones de pago, grupos en los cuales se pueden clasificar, prioridades, etc. 
•  Gestión de bancos. Aquí se definen los bancos con los que la compañía tiene relaciones comerciales, los métodos de pagos, etc. 
•  Inventario. Como su nombre lo indica, permite la parametrización de datos importantes a la hora de definir los productos tales como grupos en los que se puedan clasificar, los almacenes donde se acopiarán, unidades de medida, etc. 
•  Servicio. Aquí se puede definir una estructura básica para un contrato de servicio que incluya el tipo de contrato, tiempo de cobertura, etc.

Por el momento dejaré hasta aquí el módulo de Gestión, en la próxima publicación explicaré los puntos que nos quedan pendientes para posteriormente pasar al módulo de finanzas. Espero que esta entrada  haya sido del agrado  de todos ustedes y sobretodo de gran ayuda.

Cordial saludo

Jonathan R.

"Saber no es suficiente; tenemos que aplicarlo. Tener voluntad no es suficiente: tenemos que implementarla." Goethe 

Sap Business One - Tipos de licencia

Continuando con las publicaciones acerca de SBO, esta vez quiero compartir con ustedes los tipos de licencia con las que cuenta dicho software. Dependiendo de la licencia adquirida, se tendrá acceso a los diferentes módulos. Es importante saber que en SBO existen tres estados para cada funcionalidad con respecto a su nivel de autorización:

• Autorización total.
• Sólo lectura.
• Falta autorización

 A continuación se realiza una explicación de las licencias existentes en el ERP:

CRM.

Este tipo de licencias están diseñadas para las personas que realizan el proceso de preventa -por decirlo así- de la compañía. Es muy limitada ya que la mayoría de funcionalidades del ERP le están restringidas o únicamente en forma de lectura. 

LOGÍSTICA.

Como su nombre lo indica, abarca todas las funcionalidades directamente relacionadas con el proceso logístico. Aunque, al igual que la licencia CRM, no cuenta con acceso a todos los módulos de SBO, si tiene más posibilidades de acceso.

FINANZAS.

La licencia finanzas está enfocada al personal de contabilidad y financiero. Sus principales funcionalidades están enfocadas a la supervisión de las labores hechas por los demás departamentos de la compañía, generación de informes y elaboración de asientos contables.

ADMINISTRADOR.

Es la única licencia que tiene acceso a todos los módulos de SBO.

Es importante aclarar que, aunque las licencias otorguen ciertas funciones por defecto, estas a su vez se pueden controlar a través de la opción autorizaciones generales que permite definir con mayor precisión los perfiles deseados para cada usuario. 

Con el fin de que sea más fácil escoger el tipo de licencia que se debe adquirir, comparto con ustedes las siguientes tablas que contienen cada una de las funcionalidades de SBO y el tipo de acceso que permite cada licencia. La información por ahora la tengo en inglés, una vez realice la traducción las publicaré en español.

Módulo Gestión

Módulo Finanzas

Módulo Oportunidades de venta

Módulo Ventas- Clientes

Módulo Compras-Proveedores

Módulo Socios de negocios

Módulo Bancos

Módulo Inventarios

Módulo Producción

Módulo MRP

Módulo Servicios

Módulo Recursos humanos

Opciones Generales

Como siempre, espero que esta información sea de gran ayuda para el lector.

Cordial saludo

Jonathan Ramírez
"La gente crea su propio éxito aprendiendo lo que necesita aprender, y practicando lo aprendido hasta que se vuelve un experto." Brian Tracy